毎月、銀行の入金明細と請求の一覧を、1件ずつ目で照らし合わせていませんか。入金消込は、読みかえ、照合、合わないものの確認の3つに分けると、Excelの関数だけでも楽になります。
この記事では、取引先の数がそれほど多くない会社が、手元のExcelで始める方法を紹介します。
入金消込で手間がかかる原因
入金消込に時間がかかるのは、たいてい次の4つの場面です。
どれも、「名前が同じで金額も同じ」という単純な照合では見つかりません。そこで、最初に準備の表を作ります。
準備する3つの表
同じブックの中に、次の3つのシートを用意します。
銀行の明細をCSVで受け取れるなら、貼り付けて使うと入力の手間と間違いが減ります。
いちばん効くのは名義の対応表です。一度登録すれば、次の月からは同じ名義を読みかえられます。
手順1：振込名義を取引先名に読みかえる
入金明細の「取引先名」の列に、XLOOKUP関数を入れます。B2が振込名義の場合、次の形です。
対応表にない名義には「要確認」と出ます。これを見て対応表に足していくと、確認する件数が月ごとに減っていきます。
XLOOKUPが使えないExcelでは、INDEX関数とMATCH関数の組み合わせで同じことができます。半角と全角の違いで一致しないときは、JIS関数で全角にそろえてから比べます。
手順2：取引先ごとの合計で金額を比べる
取引先ごとの請求額の合計を、別の表にまとめます。その表に「入金合計」と「差額」の列を足します。A2が取引先名の場合、次の形です。
取引先ごとの合計で比べると、まとめ入金や分割の入金でも、合計が合っているかどうかをまず判定できます。1件ずつの照合から始めるより、早く候補を絞れます。
手順3：差額を分けて、合わないものだけ人が見る
差額は、次のように分けます。
「小さな金額」の上限は、会社の振込手数料の実情に合わせて決めます。判定の結果は、条件付き書式で色分けします。これで、人が見るのは色の付いた行だけになります。
振込手数料をどちらが負担するかは、取引先との取り決めによります。差額の会計処理については、顧問の税理士にご確認ください。
関数で足りなくなる目安
次のような状態になったら、関数だけでは苦しくなってきます。
- 同じ取引先の、どの請求の入金かまで自動で分けたい
- 請求の組み合わせの中から、入金額に合う組を探したい
- 毎月、式のコピーや範囲の直しに時間がかかる
- 担当者が変わると、式の意味が分からなくなる
この段階では、Excelマクロ（VBA）で一連の作業をボタン1つにまとめる方法があります。複数の人が同時に入力や確認をするなら、kintoneへの移行を考えてもよい頃です。
紀ノ川DXの入金消込の自動化
紀ノ川DXでは、入金消込のExcelマクロを税込10,000円から作成しています。入金明細と請求一覧を読み込み、手数料の差し引き、まとめ入金、分割入金を判定して色分けする形です。
実際の画面は入金消込の自動化で見られます。許容する差額や振込名義の対応は、設定のシートで変えられます。
相談・見積りは無料です。返信は、対応時間（平日20〜23時、土日祝9〜23時）の中でお送りします。
この記事を書いた人
紀ノ川DXの運営者。
鹿児島県生まれ。2歳から和歌山県橋本市で育ち、現在も橋本市を拠点にしている。
商社で総務・経理・労務を担当し、社内のIT管理者を務める。紀ノ川DXについて
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