業務効率化・IT
kintoneでできること・向かないこと｜総務・事務の仕事で整理
公開 紀ノ川DX
kintoneという名前は聞くけれど、自社の仕事で何ができるのかが分からない。そう感じている方に向けて、総務・事務の仕事に沿って整理します。
先に結論を書きます。kintoneは、複数の人で情報をためて、見て、回す仕事に向いています。一方で、複雑な計算や、決まった様式での印刷が中心の仕事は、Excelのほうが向くことがあります。
どちらが優れているかではなく、仕事に合うかどうかで考えるのが近道です。
kintoneでできること
kintoneは、業務に合わせた「アプリ」を作って使うサービスです。ここでのアプリは、顧客の一覧や申請の記録のように、情報をためる入れ物だと考えてください。公式の基本機能のページから、事務の仕事に関係の深いものを選びました。
アプリの作り方には、部品を画面に並べる方法のほかに、サンプルアプリから作る方法、ExcelやCSVのファイルから作る方法、AIで作る方法があります。
仕事に当てはめると、どう変わるか
たとえば休暇の申請を考えてみます。紙やメールで回していると、今だれの所で止まっているのかを、聞いて回ることになりがちです。
kintoneで申請の流れを決めておくと、申請が今どの段階にあるかを、画面で確かめられます。次に確認する人には通知が届きます。あとから「いつ、だれが承認したか」も探しやすくなります。
ただし、これは流れが決まっている仕事の場合です。例外ばかりの仕事は、先に流れを整理してからでないと、kintoneに移しても楽にはなりません。
kintoneに向かない仕事
次のような仕事は、無理に移さないほうがよいことがあります。
- 複雑な計算が中心の仕事：表計算が中心なら、Excelのままのほうが扱いやすいことがあります。
- 決まった様式で印刷する仕事：帳票の見た目を細かくそろえる仕事は、標準の機能だけでは合わないことがあります。
- 一人だけで使う仕事：共有する相手がいなければ、kintoneのよさが出にくくなります。
- 業務の流れが決まっていない仕事：何をどの順で進めるかが決まらないと、アプリの形も決まりません。
kintoneとExcelを組み合わせる方法もあります。受付と進み具合はkintoneで管理し、集計や帳票はExcelで仕上げる、という分け方です。判断の観点は、Excelとkintoneの使い分けにまとめています。
導入の前に確かめたいこと
検討を始めるときは、次の点を確かめておくと話が進みます。
- ☐ 最初にkintoneへ移す仕事を、1つに絞れるか
- ☐ その仕事に関わる人は何人か
- ☐ 今のExcelや紙の様式を、すぐに見せられるか
- ☐ 外出先やスマートフォンで使う場面はあるか
- ☐ 見せてよい人と、見せてはいけない人を分ける必要があるか
- ☐ 運用を続ける担当者を決められるか
コースによって使える機能が違います。プラグインや外部サービスとの連携を使いたいときは、契約の前に公式の料金ページで確かめてください。
自社に合いそうかをざっと確かめたいときは、kintone簡易診断を使えます。9問で確かめられます。
出典
今のExcelを見ながら、一緒に整理します
紀ノ川DXは、和歌山県橋本市を拠点に、kintoneとExcelでの業務改善をお手伝いしています。対面は橋本市からおよそ1時間の範囲、オンラインは全国に対応します。「何を相談すればいいか分からない」段階でも大丈夫です。相談・見積りは無料です。返信は、対応時間（平日20〜23時、土日祝9〜23時）の中でお送りします。
この記事を書いた人
紀ノ川DXの運営者。
鹿児島県生まれ。2歳から和歌山県橋本市で育ち、現在も橋本市を拠点にしている。
商社で総務・経理・労務を担当し、社内のIT管理者を務める。紀ノ川DXについて
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