kintoneの初回相談の前にそろえておくと話が早い4つのもの

kintoneについて相談したいけれど、「何を用意しておけばいいのか分からない」。そう感じて、相談をあと回しにしていませんか。

初回の相談は、完璧に準備しなくて大丈夫です。ただ、いくつかのものが手元にあると、話が具体的になります。短い時間でも「kintoneでできること」と「別の方法がよいこと」が見えてきます。

初回相談で、最初に確認すること

初回相談では、「どんなアプリを作るか」より先に、「今どんなやり方をしているか」を確認します。たとえば、次のようなことです。

• 今、何で管理していますか（Excel、紙、メールなど）
• 誰が、どんなときに入力・確認していますか
• いちばん困っているのは、どこですか
• 何人で、パソコンとスマホのどちらで使いますか

つまり、「今のやり方」と「困りごと」が分かれば、話は進みます。専門的な仕様書や設計書は要りません。

そろえておくと話が早い4つのもの

手書きのメモや、スマホで撮った写真でも十分です。

1. 今のExcel・紙の帳票

いちばんの手がかりは、今使っているファイルや書類です。

• Excel：顧客の一覧、案件の管理表、売上や在庫の表、経費の一覧など
• 紙：申請書、稟議書、点検表、作業報告書など

Excelの列の名前や入力のルールを見ると、kintoneのアプリの形を考えやすくなります。紙の書類は、kintoneの入力画面にできる場合があります。申請の書類なら、「誰が書いて、誰が確認するのか」も一緒に分かります。

ファイルが整理されていなくても、問題ありません。普段使っているものを、そのまま見せてください。何枚ものExcelを行き来しているなら、その全部があると、それぞれの関係も見えてきます。

2. 業務の流れのメモ

「お客様から依頼を受ける → 担当者が内容を確認する → 見積書を作る → 作業する → 請求書を出す」のように、順番を書き出します。きれいな図でなくて大丈夫です。

流れが分かると、「どの段階で情報を登録するか」「どこで確認や承認が要るか」を考えられます。kintoneのどの機能が合うかも、ここで決まってきます。

3. 困りごと3つ

「全部を良くしたい」ではなく、いちばん困っていることを3つに絞ってください。

• 最新のファイルがどれか分からない
• 入力ミスが多い
• 集計に時間がかかる
• 外出先から確認できない
• 担当者しか内容が分からない
• 同じ内容を何度も入力している

3つに絞ると、最初に作るアプリが決まります。「kintoneで何を作るか」より、「何に困っているか」のほうが大切です。

4. 使う人数と端末

入力する人、確認する人、承認する人、集計する人。それぞれ、だいたい何人かが分かれば十分です。正確な人数でなくて構いません。

外出先でスマホから入力するのか、事務所のパソコンが中心なのかでも、画面の作り方が変わります。人数は、kintoneの利用料（使う人の数で決まります）にも関わります。

見せられない情報は、消してから

お客様の名前や電話番号、金額など、外に見せられない情報は、消したり、「山田太郎」「1,000円」のような仮の値に置き換えたりして構いません。表の形（どんな列があるか）と、数行の例が分かれば、相談には十分です。

将来やりたいことも、あれば一言

今すぐでなくても、「いずれ売上をグラフで見たい」「承認を紙からやめたい」「写真も一緒に残したい」など、将来やりたいことがあれば教えてください。すぐには作らなくても、あとで大きく作り直さずにすむように、最初の形を考えられます。

準備できなくても、相談できます

ここまで4つを紹介しましたが、全部そろえる必要はありません。Excelだけ、紙の書類だけ、口で説明するだけ、でも大丈夫です。

「準備ができてから相談しよう」と考えるより、「整理するために相談する」と考えたほうが、早く進むことがあります。

相談の前に、次のページも役に立ちます。

• kintone 簡易診断（9問・1分）：kintoneが合いそうかを確かめる
• kintone 導入前チェックリスト（20項目）：もっとくわしく整理したい方に
• ご依頼の流れ：相談から納品までの7つの段階
• 料金と見積り例：費用の目安

まとめ

• 初回相談では、「今のやり方」と「困りごと」を最初に確認する
• 今のExcel・帳票、業務の流れ、困りごと3つ、使う人数と端末があると話が早い
• 見せられない情報は、消すか仮の値にしてよい
• 準備が完璧でなくても、相談はできる

まずは、いちばん困っていることを1つ、メモに書いてみてください。

今のExcelを見ながら、一緒に整理します

紀ノ川DXは、和歌山県橋本市を拠点に、kintoneとExcelでの業務改善をお手伝いしています。対面は橋本市からおよそ1時間の範囲、オンラインは全国に対応します。「何を相談すればいいか分からない」段階でも大丈夫です。相談・見積りは無料です。返信は、対応時間（平日20〜23時、土日祝9〜23時）の中でお送りします。

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この記事を書いた人

紀ノ川DXの運営者。
鹿児島県生まれ。2歳から和歌山県橋本市で育ち、現在も橋本市を拠点にしている。
商社で総務・経理・労務を担当し、社内のIT管理者を務める。紀ノ川DXについて

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