kintone を入れる前に、決めておきたい20のこと

いくつもの業務を一度に移そうとすると、決めることが多すぎて止まりがちです。毎日使っていて、困りごとがはっきりしている業務から始めます。

困りごとが、アプリに必要な項目や、一覧・グラフの形を決める手がかりになります。

使い始めたあとで見直すときの基準になります。数字で書けると、社内にも説明しやすくなります。

流れを書くと、kintone に入れる情報と、入れなくてよい情報が分かれます。急ぎ・差し戻しなどの例外も1行ずつ。外や現場で書いているなら、スマホで入力する前提で、項目を少なくします。

利用料は、kintone にログインする人1人ごとにかかります。見るだけの人も1人に数えます。1人分のログインを、何人かで使い回すことはできません。

今の書類と同じ形で出せるかは、無料お試しで確かめます。足りないときは、機能を足す部品（プラグイン）や連携サービスを使う方法があります。これらはライトコースでは使えず、別に利用料がかかるものもあります。

ライトコースは、プラグインやほかのサービスとの連携が使えず、サイボウズへの問い合わせもチャットとメールだけです（電話はスタンダードから）。コースは全員同じです。例：スタンダードコースで10ユーザーなら月18,000円（税抜・2026年10月17日時点）。最新の金額は公式ページで確かめてください。

項目の追加や一覧の作り直しは、使いながら何度も起きます。社内に直せる人がいると、外に頼む回数と費用をおさえられます。休みや退職に備えて、直せる人は2人にしておくと安心です。

古いデータまで全部移すと、整える手間が大きくなります。使う範囲だけ移す方法もあります。Excel のファイルで一度に読み込めるのは1,000行までなので、多いときは分けるか、CSV で読み込みます。

ファイルから読み込むと、1行目が項目名、2行目からの1行が1件のデータになります。Excel は今の形式（.xlsx）で保存します。古い形式（.xls）は読み込めません。パスワードも外しておきます。

書き方がばらばらだと、日付や数値として読み込めません。電話番号や商品コードは、先頭の0が消えないよう、列の書式を「文字列」にしておきます。

同じ取引先が別々に登録されると、集計が合わなくなります。直し方のルールを決めてから、まとめて直します。

選択肢にできるものは選択肢にすると、入力がそろい、集計やグラフが作りやすくなります。

ほかのアプリの一覧から選んで入力できます（ルックアップ）。同じ情報を何度も打たずにすみ、表記のゆれも防げます。選んだときの内容が写されるので、あとで一覧を直しても、前に入力したデータは自動では変わりません。

権限は、アプリ全体・1件ずつのデータ・項目ごとに、人・部署（組織）・グループの単位で設定できます。初めの設定では全員がデータを削除できるので、削除できる人は絞っておきます。

「プロセス管理」で、承認の順番と、次に作業する人を設定できます。通知は kintone の画面のほか、設定すればメールやスマホのアプリでも受け取れます。通知が多すぎると見なくなるので、受け取る人は絞ります。

お試しはスタンダードコースの機能で、人数の制限はなく、30日は延ばせません。ライトコースにするつもりなら、プラグインや連携を使わずに試します。続けて使うときは、お試しが終わってから30日以内に、お試しの kintone を指定して申し込みます（過ぎるとデータは自動で消えます）。

使い始めに、みんなで一度さわる時間をとると、質問に1つずつ答える手間が減ります。画面の画像つきの手順書（1〜2ページ）があると、休んでいた人や新しく入った人にも渡せます。

Excel と kintone の両方に入力する期間が長いと、どちらが正しいか分からなくなります。並行する期間は短く決めます。

使ってみると、足りない項目や使わない項目が見えてきます。項目を削除すると、その項目に入っていたデータも消えます。使わない項目は消さずに、まとめて残す方法もあります。消すときは、先にファイルに書き出しておきます。