有給休暇の申請書に載せる項目｜年5日の取得と管理簿の確認

有給休暇の申請書を作りたい。今の様式で足りているか確かめたい。小さな会社の総務では、こうした悩みがよくあります。

申請書は、休む人が書きやすく、会社が管理簿に写しやすい形にするのが基本です。この記事では、載せる項目と、あわせて確かめたい年5日の取得、管理簿の扱いを整理します。

個別の判断は、会社の就業規則や働き方によって変わります。迷ったときは、社会保険労務士や労働基準監督署に確認してください。

有給休暇の申請書に載せる項目

申請書には、次の項目があれば、ふだんの運用に足りることが多いです。

理由の欄を設けている会社もあります。理由の書き方によっては申請しにくくなるので、本当に必要かどうかを見直してください。

申請書を作る前に、次のことを決めて、就業規則や社内の案内とそろえます。

年次有給休暇が10日以上付与される人には、会社が基準日から1年以内に5日について、取得の時季を指定して取らせる必要があります。管理監督者や有期雇用の人も、条件に当てはまれば対象です。

入社日によって基準日が人ごとに違う会社では、期限を見落としやすくなります。毎月1回、「基準日から何か月たって、何日取得しているか」を一覧で見ると、早めに声をかけられます。

申請書とは別に、会社は年次有給休暇管理簿を人ごとに作ります。管理簿に必要なのは、次の3つです。

保存の期間は、法令では5年間で、当分の間は3年間とされています。申請書の内容を管理簿に写す、または申請の記録から管理簿を作れるようにしておきます。

管理簿は、労働者名簿や賃金台帳とあわせて作ることもできます。

大切なのは、記録の方法よりも、期限の前に気づける仕組みです。

紀ノ川DXでは、入社日と基準日から付与日数を計算し、年5日の進み具合を色と判定で示す有給休暇の管理簿（kintone）を公開しています。

公式の様式や手引きを探すときは、人事・労務の書類と規程のひな形のページも使えます。就業規則の条文の確定は社会保険労務士にお願いしています。紀ノ川DXでは、社労士に渡す確認メモなどの材料づくりをお手伝いします。

相談・見積りは無料です。返信は、対応時間（平日20〜23時、土日祝9〜23時）の中でお送りします。

紀ノ川DXの運営者。
鹿児島県生まれ。2歳から和歌山県橋本市で育ち、現在も橋本市を拠点にしている。
商社で総務・経理・労務を担当し、社内のIT管理者を務める。紀ノ川DXについて

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