LINEで予約を受けるとき、「自動で確定しない」形にする理由と進め方

LINEで予約を受けたい。けれど、知らないうちに予約が入る仕組みは、少し不安。そう感じる方もいます。

予約の受け方には、「自動で確定する形」と「お店が返信して確定する形」があります。この記事では、返信で確定する形について、合うお店と合わないお店、進め方をまとめます。

「自動で確定する形」と「返信で確定する形」

どちらがよい、という話ではありません。お店の人数、予約の件数、お客様の様子で、合う形が変わります。

返信で確定する形が合うお店

次のようなお店には、返信で確定する形が合います。

• 1〜3人で営んでいて、1日の予約の数が多くない
• メニューによって、時間や準備が変わる
• はじめての方には、先に聞いておきたいことがある
• 電話や来店のときにも予約を受けていて、予約帳に書くのが遅れることがある
• お客様とのやりとりを、ひとこと添えて返したい

返信の前に、予約帳を自分の目で確かめられます。「この日は早く閉める」「この時間は移動がある」といった事情も、返信の中で伝えられます。

合わないお店

正直に書くと、次のようなお店には合いません。

• 予約の件数が多く、1件ずつ返信する時間がない
• 夜中や早朝に申し込み、その場で確定の返事がほしいお客様が多い
• スタッフが多く、だれが返信するかを決めにくい
• 事前の決済まで、まとめて済ませたい

このようなお店には、自動で確定する予約の専用サービスの方が合っています。

返信で確定する形は、お客様から見ると「返事が来るまで決まらない」形です。返信が遅いと、不安にさせてしまいます。返信できる時間を決めて、守れることが条件です。

「空いていますか」の往復を減らす3つの工夫

返信で確定する形の弱い所は、やりとりの数です。次の3つで、往復を減らせます。

1. 空いている時間を、先に見せる

空いている時間が分からないと、お客様は「空いていますか」と聞くしかありません。ホームページや、LINEのメニューから開けるページに、空いている時間を出しておきます。

載せた時間は、予約帳と合わせておきます。古いままの表は、かえって行き違いのもとになります。

2. 日時とメニューを書いて送ってもらう

最初の1通に、次の3つが入っていれば、1回の返信で確定できます。

• お名前
• ご希望の日時（できれば第2希望まで）
• メニュー

LINEの自動で返す文や、ホームページの案内に、「この3つを書いて送ってください」と入れておきます。日時とメニューを選ぶと、その内容が入った文面でLINEが開く作りにする方法もあります。

3. 返信の文を用意しておく

よく使う返信は、先に文を作っておきます。毎回考えなくてよくなり、書きもれも減ります。次の節に例を載せます。

返信の例文

確定の返信

〇〇様　ご予約ありがとうございます。〇月〇日（木）14時から、〇〇コース（60分）で承りました。当日はお気をつけてお越しください。変更やキャンセルのときは、このLINEでお知らせください。

同じ時間に、申し込みが重なったとき

〇〇様　お申し込みありがとうございます。申し訳ありません。ご希望の〇月〇日（木）14時は、先にご予約が入りました。同じ日の16時、または翌日（金）の14時でしたら、お取りできます。ご都合はいかがでしょうか。

ご希望の日が埋まっているとき

〇〇様　お申し込みありがとうございます。申し訳ありません。〇月〇日（木）は、ご予約がいっぱいです。翌日（金）の10時と14時、土曜の11時が空いています。ご希望の時間をお知らせください。

この例では、先に届いた方へ確定の返信をし、もう一方の方には、代わりの時間を2つほど添えて返しています。「空いていません」だけで終わらせないことが大切です。

重なったときに、先に届いた方を優先するか、ほかの決め方にするかは、お店であらかじめ決めておくと安心です。決めた形は、どのお客様にも同じように伝えます。

返信が遅れるときの伝え方

施術中や休みの日は、すぐに返信できません。あらかじめ伝えておけば、お客様は待ちやすくなります。

• LINEの自動で返す文に、返信する時間帯を書く（例：「返信は、当日の19時までにお送りします」）
• ホームページの予約の案内にも、同じことを書く
• 急ぎのときの連絡の方法（電話番号）を添える

当日の予約は、返信が間に合わないことがあります。「当日のご予約は、お電話でお願いします」と決めておくのも、1つの方法です。

予約帳は1つにする

返信で確定する形でも、予約帳が2つあると重なりが起きます。紙の予約帳と、スマホのカレンダーの両方に書いている場合は、どちらか1つを「正しい方」に決めます。

LINEが届いたら、次の順で進めます。

1. 予約帳を開いて、その時間が空いているかを見る
2. 予約帳に書く
3. 確定の返信をする

返信の前に書く、という順番が大切です。返信してから書こうとすると、忘れることがあります。

始める前に決めること

• ☐ 返信する時間帯（例：当日の19時まで、翌日の午前中まで）
• ☐ 当日の予約の受け方（LINEか、電話か）
• ☐ 予約が確定するとき（返信したとき）を、どこに書くか
• ☐ 重なったときの決まり（例：先に届いた方を優先する）
• ☐ 変更とキャンセルの連絡の方法と、期限
• ☐ 予約帳はどれを使うか

まとめ

• 返信で確定する形は、お店が1件ずつ確かめてから予約を決める形です
• 件数が多くなく、細かい調整をしたいお店に合います
• 件数が多いお店や、夜中にその場で確定したいお客様が多いお店には合いません
• 空いている時間を先に見せ、日時とメニューを書いてもらうと、往復が減ります
• 返信する時間帯を決めて、お客様に伝えておきます
• 予約帳は1つにして、返信の前に書きます

施術中の電話については、「施術中に電話に出られないときの、予約の受け方」にまとめています。

紀ノ川DXの「LINE予約ホームページ」

紀ノ川DXの「LINE予約ホームページ」は、ホームページに30分ごとの空き時間を7日分表示します。お客様が日時とメニューを選ぶと、その内容が入った文面でLINEが開きます。予約は自動では確定せず、お店がLINEで返信した時点で確定します。

予約は、お店の予約帳で管理します。予約帳には、Googleスプレッドシート（Googleの表計算アプリ）を使います。予約帳に書くと、通常1〜2分ほどで空き状況に反映されます。それより長くかかることがあります。

初期費用は55,000円から（税込）、予約の保守サポートは月5,500円（税込）です。LINE公式アカウントとドメインの費用は別にかかります。ドメイン、LINE公式アカウント、予約帳は、お店の名義です。

導入の実績は、これから積み重ねていく段階です。予約の件数が増えることをお約束するものではありません。

• LINE予約ホームページのページ
• 動く見本（架空の院）
• お問い合わせ

相談・見積りは無料です。返信は、対応時間（平日20〜23時、土日祝9〜23時）の中でお送りします。

この記事を書いた人

紀ノ川DXの運営者。
鹿児島県生まれ。2歳から和歌山県橋本市で育ち、現在も橋本市を拠点にしている。
商社で総務・経理・労務を担当し、社内のIT管理者を務める。紀ノ川DXについて

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