業務改善は何から始める？中小企業が取り組みやすい進め方を解説

「毎日の事務作業に時間がかかる」

「Excelや紙の書類が多く、必要な情報を探すのが大変」

「業務を効率化したいけれど、何から始めればよいか分からない」

このような悩みを抱えていませんか？

業務改善というと、新しいシステムを導入したり、大きな仕組みを作り直したりするイメージがあるかもしれません。

しかし、業務改善は身近な作業を見直すことから始められます。

大切なのは、いきなりITツールを導入するのではなく、今の仕事で困っていることを整理することです。

この記事では、中小企業や小さなお店が業務改善を始めるための手順や、Excel・紙の管理を見直す方法、ITツールを活用するときのポイントを解説します。

業務改善とは？まずは仕事の進め方を見直すこと

業務改善とは、日々の仕事の進め方を見直し、無駄な作業やミス、手間を減らしていく取り組みです。

例えば、次のような見直しが考えられます。

• 同じ内容を何度も入力する作業を減らす
• 必要な書類を探す時間を減らす
• 担当者しか分からない仕事を整理する
• 報告や確認の方法を統一する
• Excelや紙で管理している情報を整理する

業務改善は、必ずしも新しいシステムが必要なわけではありません。

書類の保管場所を統一するだけでも、仕事の進め方が分かりやすくなる場合があります。

まずは、自社の仕事の中で「時間がかかっていること」「面倒に感じること」「間違いが起こりやすいこと」を探してみましょう。

業務改善は何から始める？5つの手順

業務改善を進めるときは、次の5つの手順で考えると整理しやすくなります。

1. 毎日の仕事で困っていることを書き出す

最初に、普段の仕事で困っていることを挙げてみましょう。

例えば、次のような内容です。

• 顧客情報が複数のExcelファイルに分かれている
• 紙の書類からパソコンに情報を入力している
• メールや電話で進捗を確認している
• 担当者が不在だと仕事の状況が分からない
• 同じ情報を複数の書類に記入している
• 過去の資料を探すのに時間がかかる

この段階では、解決方法まで考える必要はありません。

まずは困っていることを言葉にして、見える形にすることが大切です。

担当者だけでなく、実際にその作業を行っている人の意見も確認すると、問題を整理しやすくなります。

2. どの作業に時間や手間がかかっているか確認する

困っていることを書き出したら、それぞれの作業を確認します。

例えば、顧客情報を管理している場合は、次のような点を調べます。

• 顧客情報をどこに保存しているか
• 情報を登録するために何回入力しているか
• 必要な情報を探すのにどのくらい時間がかかるか
• 誰が情報を更新しているか
• 情報の更新漏れや入力ミスが起きていないか

実際の作業を確認すると、どこに手間がかかっているのか分かりやすくなります。

すべての作業を細かく調べる必要はありません。まずは、改善したい業務を1つ選び、現在の進め方を確認しましょう。

3. 改善する業務に優先順位をつける

困っていることが複数ある場合は、すべてを同時に改善しようとしないことが大切です。

次のような視点で考えてみましょう。

例えば、毎日行う転記作業に時間がかかっているなら、入力方法を見直すことが改善の候補になります。

一方で、会社全体の仕組みを変更する必要がある場合は、関係する担当者や業務への影響を確認する必要があります。

困りごとの大きさと改善のしやすさを考えながら、最初に取り組む業務を決めましょう。

業務改善はどの業務から始めるべき？

最初に取り組む業務は、毎日のように発生し、時間や手間がかかっているものから選ぶと進めやすくなります。

例えば、次のような業務が候補になります。

• 毎日のデータ入力や、別の書類への転記
• 顧客情報の管理や更新
• 案件や作業の進捗確認
• 過去の資料や必要な情報を探す作業

候補が複数ある場合は、上の表の「頻度」「時間」「ミスの影響」「改善のしやすさ」に当てはめて比べてみましょう。

最初から会社全体の仕組みを変える必要はありません。まずは1つの業務に絞って取り組むと、結果を確認しやすくなります。

4. できることから改善する

改善する業務が決まったら、解決方法を考えます。

最初から大きな仕組みを導入する必要はありません。

例えば、次のような方法があります。

• Excelの入力項目や書式を統一する
• ファイル名や保存場所のルールを決める
• 紙の申請書を電子化する
• 進捗を共有できる一覧表を作る
• 定型的な文章の作成方法を見直す
• 必要に応じて業務管理ツールを導入する

大切なのは、ツールを導入すること自体を目的にしないことです。

何を改善したいのかを明確にしたうえで、目的に合った方法を選びましょう。

5. 改善した結果を確認する

改善を実施したら、以前と比べて仕事が進めやすくなったか確認します。

例えば、次のような点を確認できます。

• 作業にかかる時間が変わったか
• 入力ミスや確認漏れが減ったか
• 必要な情報を探しやすくなったか
• 担当者以外でも状況を把握できるようになったか
• 新しい方法が現場で無理なく使えているか

改善した結果、別の作業に手間がかかるようになる場合もあります。

その場合は、やり方を調整しましょう。

業務改善は、一度で完成させるものではありません。実施した結果を確認しながら、少しずつ見直していくことが大切です。

Excelや紙での管理は、どのように見直せばよい？

業務改善を考えるとき、現在使っているExcelや紙の書類をすべてなくす必要はありません。

まずは、今の管理方法で困っていることを確認しましょう。

Excelで管理している場合

Excelは、表計算や一覧表の作成に便利なツールです。

一方で、管理方法によっては次のような問題が起こります。

• 同じ情報を複数のファイルに入力している
• ファイルが複数あり、どれが最新か分からない
• 担当者によって入力方法が違う
• 更新した内容がほかの担当者に伝わらない
• 複数人で編集するときに困る

このような場合は、まずファイルの整理や入力ルールの統一を検討します。

それでも情報の共有や更新が難しい場合は、管理方法そのものを見直す選択肢もあります。

Excel管理が限界になるサインとは？

次のような状態が続いている場合は、今の管理方法を見直すタイミングかもしれません。

• 同じ情報を複数のファイルに入力している
• どのファイルが最新か分からない
• 担当者によって入力方法が異なる
• 更新漏れや入力ミスの確認に手間がかかる
• 複数人で情報を共有しにくい
• 担当者が不在だと情報を確認しにくい
• データが増えて、必要な情報を探しにくい

当てはまる項目があっても、すぐにExcelをやめる必要はありません。

まずは、ファイルの整理や入力ルールの統一で改善できるかを確認しましょう。

それでも共有や更新の手間が減らない場合は、kintoneなどの業務管理ツールも選択肢になります。

紙の書類で管理している場合

紙の書類は、手元で確認しやすいという利点があります。

一方で、書類の保管や検索、別のシステムへの転記に手間がかかることがあります。

紙の管理を見直す場合は、次の点を確認しましょう。

• どの書類を電子化すると便利か
• 紙で保管する必要がある書類はどれか
• 書類に記入した情報を何に利用しているか
• 電子化した情報を誰が確認するか

すべてを一度に電子化するのではなく、必要性や使い方を確認しながら進めることが重要です。

業務改善にkintoneを活用する方法

Excelや紙での管理を見直す方法の1つに、kintone（キントーン）があります。

kintoneは、業務で使う情報を管理するアプリを作成できるサービスです。顧客情報や案件の進捗、日報など、さまざまな業務の管理に活用できます。

例えば、次のような業務が改善の候補になります。

顧客情報をまとめて管理する

顧客の会社名や連絡先、対応履歴などを、1つのアプリで管理する方法です。

情報をまとめることで、必要な情報を確認しやすい仕組みを検討できます。

案件の進捗を共有する

案件ごとに担当者や対応状況を登録し、関係者が進捗を確認できるようにする方法です。

電話やメールで個別に確認している業務を見直す際に、選択肢の1つになります。

日報や申請を電子化する

日報や申請内容をアプリに登録し、情報の確認や管理を行う方法です。

紙の書類の回収や、別の一覧表への転記などを見直す際に活用できます。

ただし、kintoneを導入すれば、すべての業務が自動的に改善するわけではありません。

管理する情報や業務の流れを整理し、自社に合ったアプリや運用方法を考えることが大切です。

また、業務の内容によっては、Excelの改善だけで十分な場合もあります。必要な機能や運用の手間を確認してから判断しましょう。

業務改善の事例イメージ

ここで紹介するのは、業務改善の進め方をイメージしていただくための想定の例です。実際のお客様の事例ではありません。

例1：顧客情報の管理方法を見直す

• 困りごと：顧客情報が担当者ごとのExcelファイルに分かれていて、最新の情報がどれか分からない
• 最初に確認すること：どのファイルに、どの項目を、誰が入力しているか
• 改善方法の候補：入力する項目と保存場所を1つにまとめる。複数人で同時に使う場合は、kintoneなどで1つのアプリにまとめることも検討する

例2：紙の書類からの転記を見直す

• 困りごと：紙の申込書や報告書の内容を、あとからパソコンに入力し直している
• 最初に確認すること：どの書類を、どこへ、何のために転記しているか
• 改善方法の候補：最初からパソコンやスマートフォンで入力できる形にして、転記の手間をなくす

例3：案件の進捗確認を見直す

• 困りごと：案件の状況を、電話やメールで担当者に個別に確認している
• 最初に確認すること：誰が、どの情報を、どのタイミングで知りたいか
• 改善方法の候補：案件ごとの担当者と状況を一覧で共有し、必要なときに確認できるようにする

業務改善で失敗しないための3つのポイント

業務改善を進める際は、次の3つのポイントを意識しましょう。

1. ツールを導入することを目的にしない

新しいツールを導入しても、使い方が現場の仕事に合っていなければ、かえって手間が増える可能性があります。

まずは、何を改善したいのかを明確にしましょう。

そのうえで、Excelの見直しで対応できるのか、業務管理ツールが必要なのかを判断します。

2. 現場の担当者と一緒に進める

実際に作業を行う担当者の意見を確認することも重要です。

管理する側だけで仕組みを決めると、現場の仕事の進め方と合わない場合があります。

使いやすさや入力の負担も考慮し、無理なく続けられる方法を検討しましょう。

3. 一度に多くの業務を変えない

複数の業務を同時に変更すると、担当者の負担が増えることがあります。

まずは対象を絞り、小さく改善して結果を確認しましょう。

改善した方法が定着してから、次の業務に取り組むと進めやすくなります。

業務改善が成功しやすい会社の共通点

業務改善を進めるときに、意識しておきたいポイントがあります。

• 何を改善したいのか、目的がはっきりしている
• 実際に作業をしている担当者が、取り組みに参加している
• 小さな改善から始めて、少しずつ広げている
• 改善した後も、使いやすさや担当者の負担を確認している

どれも特別なことではありません。上の「失敗しないための3つのポイント」とあわせて、無理のない進め方を考えてみましょう。

自社の業務改善を始めるためのチェックリスト

ここまでの内容をもとに、次の項目を確認してみましょう。

• ☐ 時間や手間がかかっている業務を挙げた
• ☐ 現在の仕事の進め方を確認した
• ☐ 改善したい業務を1つ選んだ
• ☐ Excelや紙の管理方法を見直した
• ☐ 必要な改善方法を検討した
• ☐ 改善した後に何を確認するか決めた

すべてにチェックがついていなくても問題ありません。

まずは、日々の仕事で困っていることを1つ書き出すところから始めてみましょう。

和歌山県北部・奈良県南部でも進められる業務改善

業務改善は、大きなシステムを導入することだけではありません。

Excelの管理方法を整える、紙の書類を見直す、情報の共有方法を決めるといった身近な見直しも、立派な業務改善です。

まずは、日々の仕事で困っていることを整理するところから始めてみましょう。

紀ノ川DXは、和歌山県橋本市を拠点にしています。対面でご相談をお受けできるのは、次の地域です。

• 奈良県：五條市・御所市・橿原市
• 和歌山県：橋本市・伊都郡・岩出市・紀の川市・和歌山市
• 大阪府：河内長野市・富田林市

それ以外の地域の方も、オンラインでご相談いただけます。

まとめ｜業務改善は身近な困りごとの整理から

業務改善は、必ずしも大きなシステムの導入から始める必要はありません。

まずは、今の仕事で困っていることを書き出し、時間や手間がかかっている作業を確認することが大切です。

そのうえで、優先順位をつけ、できることから改善していきましょう。

Excelの整理や紙の書類の見直しで解決できる場合もあれば、kintoneなどのツールを活用したほうがよい場合もあります。

大切なのは、自社の業務に合った方法を選ぶことです。

業務改善の進め方でお困りではありませんか？

業務改善を始めたいけれど、何から見直せばよいか分からない場合は、まず簡易診断で現在の状況を整理してみましょう。

日々の業務で気になっていることを確認することで、見直したい業務を考えるきっかけになります。

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紀ノ川DXでは、kintone・Excel・ホームページ制作・AI活用などを通じて、中小企業やお店の業務改善を支援しています。

「何から見直せばよいか分からない」「今のExcel管理を改善したい」「kintoneが自社に合うか相談したい」といった場合も、まずは現在の状況を整理するところからご相談いただけます。

無理に新しいツールを導入するのではなく、今の業務やご希望に合った方法を一緒に考えます。

業務改善についてのご相談・お見積もりは無料です。

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